La gestion du dossier peut s’achever parce que la période d’appui est terminée, parce que la personne de retour choisit de ne plus recevoir cet appui, parce qu’elle ne correspond plus aux critères pour en bénéficier ou en raison de son déménagement ou de son décès. La planification et la préparation du moment où l’aide à la réintégration prendra fin constituent un aspect important de cette aide.
Dans l’idéal, la clôture du dossier doit être prévue, souhaitable et dans l’intérêt du migrant de retour et de sa famille. Toutefois, il arrive que l’aide prenne fin brusquement. Cela peut se produire pour différentes raisons : la personne de retour ne souhaite plus bénéficier de l’aide à la réintégration ; elle se heurte à un obstacle majeur en voulant y accéder ; le type d’aide à la réintégration proposé n’est plus souhaitable ou approprié ;le bénéficiaire se montre agressif ou menaçant à l’égard du chargé de dossier ou du personnel ; l’aide apportée a des conséquences négatives réelles ou perçues pour le bénéficiaire. Ces conséquences négatives peuvent découler des charges logistiques associées à ces services ou à la stigmatisation des personnes qui en bénéficient. Les personnes de retour peuvent également cesser de recevoir l’aide si elles choisissent de migrer de nouveau ou si elles estiment que les inconvénients associés aux services sont supérieurs aux avantages.
Lorsqu’un bénéficiaire exprime rapidement le souhait de mettre fin au programme d’aide à la réintégration ou se dit intéressé par une nouvelle migration peu de temps après son retour, il peut être utile de chercher à en connaître la raison et de déterminer si des modifications peuvent être apportées aux services disponibles pour les rendre plus accessibles et appropriées.
Parfois, c’est involontairement que le migrant cesse de bénéficier du programme d’aide à la réintégration. Lorsque des fournisseurs de services (notamment les organisations) sont tributaires de sources extérieures de financement, les services peuvent être supprimés faute d’appui budgétaire. Des problèmes de sécurité ou d’autres facteurs liés au contexte peuvent également entraîner la clôture des services si les risques associés à leur fourniture sont jugés inacceptables. La cessation involontaire comprend également des situations où les bénéficiaires ne répondent pas aux exigences de l’aide à la réintégration, par exemple en ce qui concerne le niveau minimum de participation ou les normes de comportement.
➔ Si possible, le chargé de dossier doit préparer les bénéficiaires à une éventuelle cessation des services. La clôture du dossier doit avoir pour objectif la continuité des soins. Des services de protection et d’assistance supplémentaires doivent être recensés, lorsqu’ils sont disponibles ; il faut orienter les migrants vers ces services en temps voulu, afin de leur laisser un temps d’adaptation suffisant. Les chargés de dossier ne doivent orienter les migrants vers d’autres services et ne transférer leurs informations qu’avec leur consentement explicite, en passant par des voies de communication sécurisées. Une bonne coordination avec les futurs fournisseurs contribue à rendre la transition plus « chaleureuse » et à gérer la continuité des soins, afin que cette charge ne retombe pas seulement sur le migrant.
➔ Les chargés de dossier doivent fournir aux bénéficiaires des informations sur les autres services pertinents ou les orienter suffisamment tôt vers d’autres programmes pour leur éviter de passer trop de temps sans recevoir une aide. Cela est particulièrement important lorsqu’une absence de services risque d’être préjudiciable à la santé et au bien-être des migrants ou de leur famille, par exemple dans le cas des soins de santé physique et mentale ou de l’éducation des enfants.
➔ Chaque fois que possible, avant la clôture du dossier, le plan de réintégration doit être examiné afin de déterminer s’il a répondu aux besoins du migrant. L’on peut également recenser les besoins non satisfaits ou émergents lors de cet examen. Les intéressés doivent y participer ; ils doivent également bénéficier d’un entretien final et d’une évaluation de clôture. Cela peut contribuer à la réussite de leur transition et fournir des informations utiles pour améliorer les services d’aide à la réintégration.
Tous les services d’appui doivent être fournis en gardant à l’esprit la clôture du dossier. Les plans d’aide à la réintégration doivent donc comprendre des stratégies à long terme. Dans le cas des enfants non accompagnés ou séparés de leur famille, les décisions et la planification concernant la clôture du dossier sont implicites dans le processus d’évaluation et de détermination de l’intérêt supérieur.
Décès du bénéficiaire durant la période d’aide à la réintégration
Si par malheur, une personne de retour décède pendant la période d’aide à la réintégration, quelle que soit la raison de ce décès, le chargé de dossier a un rôle important à jouer.
Il doit informer les autorités compétentes et les membres de la famille (s’ils ne sont pas déjà au courant) dans un lieu sûr et approprié, dans le respect de la dignité du défunt. Les autres organismes qui fournissaient des services au migrant en vue de sa réintégration doivent également être informés.
Si une enquête a lieu à la suite du décès, y compris une enquête criminelle par les services de police, le chargé de dossier peut être obligé de divulguer les renseignements dont il dispose au sujet du défunt et de l’appui qu’il a reçu. Cela doit être fait conformément aux mémorandums d’accord et protocoles de partage des données et des informations convenus entre les forces de l’ordre et les organismes de gestion des dossiers.
Tous les dossiers et informations sur l’aide fournie au défunt doivent être archivés de manière appropriée.
La mort d’un migrant affligera certainement les personnes qui lui portaient assistance. Les chargés de dossier et autres fournisseurs de services doivent recevoir un appui, y compris de la part de leurs supérieurs hiérarchiques et de leurs employeurs, pour la prise en charge de leur propre santé.